Intranet Archives - Coen Koppen

Congresverslag: Enterprise in Parijs. Une Tour de Social Business

Posted by | Lost and found | No Comments

In Parijs was deze week een enterprise 2.0 mekka. Presentaties over hoe men binnen grote organisaties beter leert samenwerken en hoe zij interne social media, intranetten en social business platformen inzetten. Hieronder een dwarsdoorsnede van het congres in quotes, linkjes, blogposts en foto’s. Onder de storify samenvatting staan de slideshare presentaties van de keynote speakers.

Starship Enterprise: to go Beyond 2.0 (deel 2 – adoptie)

Posted by | Experts | No Comments

Na de voortvarende start van dag 2 met Sean MacNiven (SAP) en zijn helaas ingekorte gamification presentatie was een andere grote speler aan de beurt. Tim Drury van White Stratus kwam uitleggen hoe zij dmv van Google’s cloud-based producten het intranet van Ahold een stevige update hebben gegeven.

Tim Drury White Stratus: Hoe Ahold’s intranet nog niet Google+ wordt

Ahold was niet meer tevreden met hun intranet omdat het te weinig werd gebruikt en veel te gedecentraliseerd was geworden. Een probleem dat ik die dag vaker voorbij zag komen. Vroeger hadden ze meerdere producten voor verschillende functies, met meerdere locaties en inlogportals, waardoor het intranet een beest met vele koppen was geworden.

Helaas was het verhaal van Drury voornamelijk een productpresentatie van Google’s producten, die niemand vreemd zijn, en ging het minder om het daadwerkelijk creëren van draagvlak, adoption of interne samenwerking.

Cloud-based tools, Google+ en de Patriot Act

Het vernieuwen van het intranet verliep vrij eenvoudig via Google Sites en Google Docs, aldus Drury. Makkelijk op te zetten en vanaf overal beschikbaar want cloud-based. En hier ontstond het probleem voor het verder ‘social’ maken van het intranet via toepassing van Google+. Google+ is sinds een paar maanden niet alleen voor privé, maar ook voor bedrijven beschikbaar. Maar aan implementatie van Google+ in een bedrijfsomgeving  zitten nog wel enkele mitsen en maren. Ahold bleek flink geschrokken te zijn van het feit dat binnen Google zelf een medewerker een negatieve interne discussie ‘per ongeluk’ via Google+ naar buiten had gebracht.

En als er iets mensen bang maakt (terecht), is het wanneer enterprise 2.0 software zijn security/privacylaag nog niet op orde lijkt te hebben. Daarnaast is er met cloud-based producten nog een tweede discussie gaande rondom de ‘Patriot Act‘. De Amerikaanse wet die toegang geeft tot alle informatie van bedrijven van Amerikaanse bodem als er de schijn is van een gevaar voor de nationale veiligheid. Ook cloud-based tools vallen onder deze wet als de producent Amerikaans is.

Bedrijven zijn hiervan geschrokken, want dit betekent een enorme inbreuk op de privacy en veiligheid van gevoelige bedrijfsinformatie. Daarom waren de juridische mensen nog hard aan het ploeteren om dit uit te zoeken en staat de uitrol van Google+ bij Ahold nog in de wacht. We zijn benieuwd hoe deze discussie gaat aflopen binnen- en buiten Ahold. (Magpipe gaat hier geen last van hebben, want het product is van Nederlandse bodem)

Leerpunten:

  1. Zorg voor goed georganiseerde trainingen bij implementatie van nieuwe enterprise 2.0 software of social intranetten (bij Ahold 8x)
  2. Zorg voor top/down commitment. Als het bestuur niet om is, zal het integreren van de nieuwe middelen niet goed verlopen

Jef Vandecruys Ab Inbev digital marketing

(klik op de afbeelding voor een grotere weergave)

Jef Vandecruys, van de grootste bierbrouwer ter wereld, gaf misschien de beste presentatie van de dag op het punt van adoption en top/down commitment bij grote veranderingen in enterprise 2.0. Via een studie wisten de innovatoren van Ab Inbev aan het bestuur duidelijk te maken dat het oude zenden via TV/Radio bij de nieuwe generaties niet meer ging werken en dat als ze niet nu hun marketingmix daaraan aanpasten ze de volgende generatie zouden verliezen (zie foto boven). Jef onderstreepte dat ze op zoek moesten gaan naar hun nieuwe klanten op de plekken waar zij zijn: op de sociale netwerken.

(klik op de afbeelding voor een grotere weergave)

Naast de overtuigende studie wisten ze het management achter zich te krijgen door hen 4 dagen op sluiten in de Universiteit van Stanford om de directie bij te scholen over de mogelijkheden van nieuwe- en social media. Toen de directie up-to-date was ging de integratie daarna relatief makkelijk. Ab Inbev voerden de nieuwe sociale werkomgeving stapsgewijs in door te beginnen met wat men al kent: bijv. het delen van documenten. Én door medewerkers in een gecontroleerde omgeving te laten experimenteren met de nieuwe social mogelijkheden. Inbev’s visie is dat men leert social te zijn door het gewoon te gaan doen. En dit lijkt mij ook de juiste visie.

Leerpunten:
  1. Praat met de directie over de financiën/omzetverlies. Zorg dat het financiële plaatje duidelijk is en geef hen daarmee een duidelijke reden om achter innovatie te staan
  2. Train de directie en belangrijke personen in de organisatie in het gebruik van social media en leer hen de voordelen van een social enterprise. Niet iedereen hoeft daarvoor bij Stanford aan te kloppen. Dit kan vast ook laagdrempeliger
  3. Voer de enterprise 2.0 software of het social intranet stapsgewijs in met een testgroep en begin bij dingen die men al kent. Het handiger delen van documenten bijvoorbeeld.
EADS
De grote vliegtuig (Airbus) en militaire technologieproducent EADS gaf een presentatie die bol stond van de angst en frustratie. Omdat het bestuur en de mondiale organisatie van hun IT verdeeld was over wat te doen, kregen ze vrijwel geen vernieuwing doorgevoerd. Zelfs met twee ‘geeks’ in de directie die het nut van enterprise 2.0 wel inzagen kreeg men weinig voor elkaar. Wat voor meer conservatieve bedrijfstakken geldt, zij kregen niet de mogelijkheid om van hun fouten te leren, ‘it was forbidden to fail’. En met de opdracht van de directie ‘do something and make it work’ werden de IT- en communicatieafdeling met een kluitje het riet ingestuurd.
Leerpunten:
  1. Zorg voor top/down commitment!
  2. Probeer de forbidden to fail cultuur te doorbreken of in ieder geval in een sterk gecontroleerde omgeving te testen om daarna met succesvolle resultaten de directie te kunnen overtuigen.
  3. Zorg voor een duidelijke centrale strategie (niet iedere landsafdeling met eigen IT het wiel laten uitvinden)
Matteo Rizzi, Innovation manager, hoe te innoveren in de financiële sector (SWIFT)

Swift is een bedrijf dat dagelijks miljarden financiële berichten verstuurt en wilde innoveren. Dat is lastig in een sector waar ‘failure is not an option’ de traditie is en de gemiddelde werknemer en leidinggevende weinig 2.0 know how heeft. Bij Swift begon men met het opzetten van een samenwerkingsnetwerk en met nieuwe mensen aan te nemen om deze conservatieve cultuur te doorbreken. Want om te innoveren in die bedrijfscultuur heb je rebellen en experts nodig. En als die niet onder de huidige werknemers aanwezig zijn, dan moet je die maar aannemen volgens Rizzi.

De rebellen hadden hun motto op t-shirts laten drukken.

 (klik op de afbeelding voor een grotere weergave)

Verder hadden ze via ‘Mindtags’ vaardigheden gevisualiseerd bij werknemers in het aangelegde netwerk.  De belangrijkste vaardigheden werden sterren gegeven door werknemers en hun managers. Daarmee was voor iedereen duidelijk wie je waarvoor kon inzetten en via wie je in contact kon komen met die expert binnen- en buiten de organisatie. Dit is iets wat volgens mij relatief makkelijk in elke enterprise 2.0 of social intranet omgeving is in te voeren en wat iedereen ook zou moeten doen. Experts komen dan vanzelf bovendrijven, vaardigheden worden erkend en samenwerking wordt bespoedigd.

Leerpunten:

  1. Als de bedrijfscultuur innovatie in de weg staat, kun je nieuwe werknemers aannemen om dit te veranderen. In plaats van met veel moeite expertise te ontwikkelen in een cultuur die dit niet stimuleert, zorg je met rebellen dat de organisatie een schop onder haar kont krijgt.
  2. Zorg dat expertise in de organisatie gevisualiseerd wordt en dat er gemakkelijk te zien is hoe de experts te bereiken zijn voor samenwerking.
  3. Laat mensen met een proof-of-concept komen (na succes) bouw dit vervolgens uit naar incubatieprojecten waarbij een groep experts op een zolderkamer worden opgesloten voor 6 weken en voer dit daarna stapsgewijs in de organisatie in. Op deze manier heeft SWIFT projecten ontwikkeld en begint nu geld uit de incubatieprojecten terug te krijgen. (zie presentatie voor grafische weergave van het proces)

Matteo Rizzi – Innovation Manager – SWIFT

View more presentations from KGS Global
Lees hier deel 1 van het congresverslag van dag 2 van het Beyond Enterprise 2.0 congres.
Kijk voor meer informatie over het Beyond 2.0 congres op de website van KGS Global.

An Intranet Love Story

Posted by | Lost and found | No Comments

Een Storify verslag van intranet ooh’s en aah’s, mantra’s en wijsheden uit de IBF Live broadcast van afgelopen dinsdag. IBF Live is een interactieve online broadcast met de laatste ontwikkelingen in intranet en de digitale werkplek. Elke maand geven ze via de broadcast een tour door succesvolle intranetten en bespreken die op Twitter en Yammer. De volgende cast staat gepland op 3 januari, maar nu eerst een bloemlezing van de vorige IBF Live.

Read More

The 9 Types of Collaborators [Infographic]

Posted by | Lost and found | No Comments

Afgelopen week stond het uitstekende artikel ‘Tips & gebruikservaringen bij een sociaal intranet’ op Frankwatching. Dit ging over de lessen die getrokken zijn uit gebruikerservaringen van intranet Hutspot. Een van de conclusies was ‘One size does not fit all’, en daarom moeten interne sociale media en intranetten ook verschillend worden uitgerold voor verschillende soorten medewerkers. Niet iedereen werkt namelijk op dezelfde manier samen. In deze infographic van Central Desktop is er alvast een overzicht gemaakt van types waar je rekening mee moet houden bij implementatie. Mijn favoriet (misschien autobiografisch) is de ‘stealth ninja’.

Meer dan alleen Facebook: de tijd is aangebroken voor Social Business  (blog.magpipe.nl)

Denk als Facebook en breng social media de organisatie binnen!  (blog.magpipe.nl)

The Effective Intranet – Engaging the Employee as Customer – Highly Competitive – software industry insights (jhcblog.juliehuntconsulting.com)

Why Your Company’s Intranet is Failing [Infographic] (readwriteweb.com)

Onderzoek McKinsey: social technologie breidt de organisatie uit

Posted by | Lost and found | No Comments

Onderzoeksbureau McKinsey heeft net haar jaarlijkse rapport uitgebracht over het gebruik van social tools en techniek binnen organisaties: ’How social technologies are extending the organization’. McKinsey ziet dat sociale middelen steeds meer geïncorporeerd worden in bedrijven, waar ze processen veranderen en prestaties verbeteren. Een kort overzicht van de belangrijkste conclusies voor social business.

Return On Investment

Misschien wel belangrijkste reden om social tools organisatiebreed te gaan gebruiken, is dat de 4200 respondenten aangeven dat bij volledig genetwerkte organisaties het gehele scala aan onderstaande voordelen van toepassing is. Verder zijn er ook duidelijke voordelen te zien bij alleen intern of extern gebruik. De sociale middelen zorgen voor betere communicatie en kennisdeling, betere communicatie met klanten en voor een betere uitwisseling met partners en toeleveranciers. Hoewel de voordelen misschien niet direct in geld uit te drukken zijn, is er zeker sprake van meetbaar ROI.

Klik op de afbeelding voor grotere weergave

Top 3 toepassingen van social tools door bedrijven

De drie toepassingen die het meest genoemd worden door de respondenten zijn:

  • Scanning external environment
  • Finding new ideas
  • Managing projects

Deze toepassingen van social tools zijn (naar mijn mening) essentieel om een bedrijf aan te sturen en te innoveren, maar ook om met de juiste informatie de concurrertie in de markt aan te gaan. Maar zoals met al het goede in het leven, ontstaan deze voordelen van social tools niet vanzelf. Je kunt niet alleen een tool uitkiezen, het verspreiden onder de werknemers en vervolgens achterover gaan zitten.

Klik op de afbeelding voor grotere weergave

Voordelen social technologie ontstaan niet vanzelf

Interessante deelconclusie uit het onderzoek is dat het makkelijker bleek de voordelen van social technologie te verliezen dan door te groeien tot een volledig genetwerkt bedrijf (zowel intern als extern gericht gebruik). McKinsey vond ook indicaties dat wanneer het percentage afnam van gebruikers dat de sociale middelen in hun dagelijks werkschema hadden geïntegreerd, hun bedrijven sneller terugvielen in de ‘ontwikkelingsfase’. Ondanks dat het inzet vergt zullen bedrijven moeten doorontwikkelen willen ze de voordelen behouden van sociale middelen in de organisatie. Want ook hier geldt ‘stilstand is achteruitgang’.

Lees meer:

Big Data in Enterprise 2.0? No Problem! - Magpipe Blog

 How social technologies are extending the organization (mckinseyquarterly.com)

7 Steps For a Successful Social Media Strategy (socialmediaexaminer.com)

Social Media and Workforce Collaboration: A Checkpoint (ebizq.net)

Most employees don’t use intranet social media. Here’s how to fix that. (holtz.com)

Watch out intranet, here comes Magpipe!

Posted by | Experts, Lost and found | No Comments

Entopic heeft recent haar jaarlijkse intranet monitor uitgebracht. Uit de enquête onder 400 bedrijven blijkt dat 70% al interne sociale media gebruiken voor het uitwisselen van informatie en het communiceren met collega’s. De belangrijkste conclusies die daarbij getrokken worden is dat het intranet socialer wordt, maar nog steeds tekortkomingen heeft.

Plus- en minpunten intranet

De grote pluspunten van het intranet zijn volgens de respondenten nog steeds het vergroten van betrokkenheid in de organisatie en het intranet als informatiebron; een plek waar kennis gedeeld kan worden met collega’s. Maar men vond dus ook dat er gebreken in het intranet zaten.

Volgens het artikel Intranet Monitor 2011 – Marketingfacts , een goede samenvatting van het rapport, zijn de belangrijkste minpunten van het intranet:

  • Dat het weinig taakgericht is
  • Informatie vaak moeilijk te vinden is
  • Weinig betrokkenheid van het management bij de zaken op het intranet
  • Het intranet is onvoldoende gebruiksvriendelijk en sluit niet aan op het dagelijks werk
  • Het intranet wordt steeds meer omgevormd tot sociaal netwerk

Zoals Marketingfacts terecht noemt, valt er nog genoeg te verbeteren aan het intranet. En daar kunnen we het alleen maar mee eens zijn. Niet alleen de middelen zijn dus onvolmaakt. Hetgeen al onderstreept werd in de blogpost ‘Meer dan alleen Facebook: de tijd is aangebroken voor Social Business’. Het creëren van een sociale cultuur en stimulering vanuit de bedrijfsleiding is ook zeer belangrijk voor optimaal gebruik van interne sociale media of intranetten. Dan kan de tool nog zo goed zijn, maar blijven de resultaten tegenvallen.

Enter the Magpipe

Ons aankomend product Magpipe zal veel van bovenstaande tekortkomingen van intranet of intern gebruik van social media wegnemen. Maar wat het management doet bij de implementatie van sociale tools kunnen we helaas niet sturen. Meer kunnen we voorlopig niet loslaten over ons product, jullie zullen nog even moeten wachten.

Lees meer over intern communiceren:

Efficiënter communiceren door Social Intranet (blog.magpipe.nl)

Big Data in Enterprise 2.0? No Problem! (blog.magpipe.nl)

Most employees don’t use intranet social media. Here’s how to fix that. (holtz.com)

 

Efficiënter communiceren door Social Intranet

Posted by | Experts | 2 Comments

Wanneer je op ‘social media’ zoekt in Wikipedia vind je de volgende omschrijving: Sociale media (Engels Social media) is een verzamelbegrip voor online platformen waar de gebruikers, zonder of met minimale tussenkomst van een professionele redactie de inhoud verzorgen. Tevens is er sprake van interactie en dialoog tussen de gebruikers onderling.”

In het bedrijfsleven wordt social steeds vaker gebruikt, met name voor pr of marketing doeleinden. Vooral het gebruik van LinkedIn, Twitter en Facebook is erg populair. Er zijn echter nog maar weinig bedrijven die ‘social’  ook gebruiken om intern effectiever te communiceren; social intranet. Maar wat is social intranet eigenlijk, wat doet het en, niet onbelangrijk, waarom zou je er gebruik van maken?
Read More